The Child and Adult Care Food Program (CACFP)

What is the CACFP?

The Child and Adult Care Food Program (CACFP) is a federal program administered by the United States Department of Agriculture designed to ensure that children in child care in America get the best possible nutrition, to help them grow up strong and healthy and to assist in establishing healthy eating habits for life. This program plays a vital role in improving the quality of child care and making it more affordable for many low-income families. On a daily basis, the CACFP is responsible for ensuring that over 2.9 million children (and 86,000 elderly Americans) are given the nutritious meals and snacks they need to stay healthy.

For Child Care Providers, the CACFP not only helps cover the cost of the food they offer to the children in their care, but it also provides training to make the best nutrition choices when feeding those children. In addition to assisting those in child care, the CACFP provides meals to children residing in emergency shelters, and snacks and suppers to youths participating in eligible after-school care programs.

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Reimbursement for meals served in child care homes is based upon eligibility for tier I rates (which targets higher levels of reimbursement to low-income areas, providers, or children) or lower tier II rates.

Illinois Tier Rates Michigan Tier Rates

Participating in the CACFP

CACFP serves nutritious meals and snacks to eligible children and adults who are enrolled for care at participating child care centers, child care homes, and adult day care centers. A family or group child care home must sign an agreement with a sponsoring organization to participate in CACFP. The Association for Child Development is a sponsor of the CACFP in Michigan and Illinois. There is no cost to participate.

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Overview & Benefits as a Child Care Provider Sponsored with ACD

One of the goals of the CACFP is to ensure that children are given every opportunity to learn healthy eating habits through education and sound nutrition practices. The CACFP is federally funded by the United States Department of Agriculture (USDA) and is administered at the state level by the Illinois State Board of Education (ISBE) and the Michigan Department of Education (MDE).

How the CACFP Operates

You, a licensed or non-licensed Child Care Provider, enroll children for participation with the CACFP by having their parents/guardians complete a Child Enrollment Form. In order to be reimbursed for meals/ snacks served to a child, this form must be submitted to the Association for Child Development (ACD) before or along with the Claim on which the child's name first appears.

You provide meals/snacks that meet USDA nutritional requirements. Additionally, you keep daily records of meals/ snacks served and each child's attendance at the meals/snacks on the Claim. This is your menu which is referred to as a 'Claim' when received at ACD for reimbursement. You must submit the completed Claim monthly to ACD, either by mail or electronically. We review your Claim, then apply to ISBE or MDE respectively for your reimbursement money. Each fiscal year, which is the period between October I and September 30, your child care business is reviewed a minimum of three times, in your home by an ACD Field Monitor who: (I) monitors CACFP compliance and understanding, (2) trains you about the nutritional needs of children, and (3) assists you in meeting CACFP requirements.

As soon as the funds become available to ACD from ISBE or MDE, you are mailed a reimbursement check for the qualifying meals/snacks that you served. The reimbursement can also be directly deposited into your bank account if you choose.

CACFP Benefits

Participating with the CACFP is a marketing tool that appeals to parents/ guardians. Parents/ guardians can be assured that their children receive nutritious meals/snacks while in your care.

You receive nutrition training. The primary goal of the CACFP is to have a positive impact on the health and well-being of children.Therefore, the publications and materials that ACD distributes to Providers are nutrition-focused.

You receive reimbursement for serving nutritious meals/ snacks. Monetary reimbursement for partial cost of the food you feed the children in your care is intended to help offset the cost of food.

You receive ACD's monthly nationally-known magazine. Potpourri is tailored to meet the needs of Child Care Providers participating with the CACFP. It contains articles about child nutrition, child development, educational activities, recipes, consumer updates, helpful hints and ideas from other Child Care Providers, and much more.

You receive ACD's annual desktop calendar and recordkeeper. In the fall of each year, you can look forward to receiving ACD's calendar and recordkeeper for the upcoming year. The recordkeeping charts will help your child care business stay organized and running smoothly, and give you a head start on tax preparation. Plus, the desktop size makes the book easy to take anywhere.

You are periodically reviewed by your Field Monitor. Your Field Monitor conducts a review of your home a minimum of three times a year to ensure that each child is being served nutritious meals/ snacks, to monitor CACFP compliance, and to provide nutrition training. These reviews provide an opportunity to ask questions and receive one-on-one assistance with menu planning, documenting an acceptable Claim, and learning more about nutrition and its importance for children.

You receive budgeting ideas. Serving high quality, nutritious meals/snacks that meet budget constraints is challenging. Handouts, such as "100 Creative Snacks on a Budget" and "Budget Busters," in addition to articles in Potpourri, are resources that ACD offers to assist Providers in making the most of their dollars. Let your Field Monitor know if you would like a copy of these or any other handouts published by ACD.

You have the option of using ACD's time-saving system for recording meals/ snacks on your Claims. Master Menu lists breakfast, lunch/dinner, and snack options, along with reference codes. Simply write the reference code of the Master Menu meals/ snacks that you serve on your Claim.

You have the option of submitting your monthly claims electronically. ACD offers online claiming software exclusively to the Providers it sponsors. Online Claims eliminate postage costs and handwritten/bubbled Claims and reduce loss of reimbursement. You have access to assistance by calling the Customer Service Division at ACD's tollfree telephone number. A Customer Service Specialist will be happy to answer questions about completing forms, documenting an acceptable Claim, and a number of other topics. To reach a Customer Service Specialist, call our Illinois office at (800) 284-5273 or our Michigan office at (800) 234-3287.

ACD's objectives as a CACFP sponsor include:

  • Providing materials to assist Child Care Providers in introducing children to a variety of foods that help to develop positive attitudes about nutrition and healthy eating habits in an environment that contributes to the children's development and social needs;
  • Training Child Care Providers to understand the role of nutrition in children's total physical, cognitive, and social development;
  • Providing partial monetary reimbursement for qualifying meals/snacks served to increase Child Care Providers' abilities to meet the children's nutritional needs; and
  • Monitoring Child Care Providers for CACFP compliance.

Why the CACFP is Important

The USDA's CACFP plays a vital role in improving the quality of Child Care and making it more affordable for low-income families.

 

El Programa de Cuidado Alimentario de Niños y Adultos

El Programa de Cuidado Alimentario de Niños y Adultos (Child and Adult Care Food Program, CACFP) es un programa federal administrado por el Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (United States Department of Agriculture, USDA), diseñado para asegurar que los niños en guarderías y otros centros de cuidado de niños reciban la mejor nutrición posible, para ayudarlos a crecer fuertes y sanos y ayudarlos a establecer hábitos alimentarios saludables de por vida. Este programa juega un papel vital para mejorar la calidad del cuidado de niños y hacer que sea más asequible para muchas familias de bajos ingresos. A diario, el CACFP es responsable de asegurar que más de 2.9 millones de niños (y 86,000 ancianos estadounidenses) reciban las comidas y meriendas nutritivas que necesitan para mantenerse saludables.

Para los proveedores de cuidado de niños, el CACFP no sólo les ayuda a cubrir los costos de los alimentos que ofrecen a los niños bajo su cuidado, sino que también les da entrenamiento para que puedan ofrecer las opciones más saludables cuando les dan de comer a los niños. Además de ayudar a los niños en los centros de cuidado, el CACFP proporciona alimentos a niños en albergues de emergencia y meriendas y cenas a los jóvenes que participan en programas de actividades después del horario escolar.

Lea Más en el Sitio Web de USDA

Los reembolsos por las comidas servidas en los centros de cuidado de niños está basado en si es elegible para las tarifas del grupo I (en el cual se ofrece mayores niveles de reembolso a las áreas, proveedores o niños de bajos ingresos) o las tarifas más bajas del grupo II.

Ver las Tarifas

La Participación en el CACFP

El CACFP sirve comidas y meriendas nutritivas a los niños y adultos que sean elegibles y estén inscritos en un programa de cuidado en centros de cuidado de niños, guarderías y centros diurnos de cuidado de adultos participantes. Una familia o centro de cuidado de niños en grupo debe firmar un acuerdo con una organización patrocinadora para participar en el CACFP. La ACD es patrocinador del CACFP en Michigan e Illinois. No hay costo por participar.

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Panorama General y Beneficios al Proveedor Patrocinado por la ACD

Una de las metas del CACFP es asegurar que se les dé a los niños toda oportunidad posible para que aprendan hábitos alimentarios saludables a través de la educación y prácticas nutricionales sanas responsables. El CACFP está financiado por el Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (US Department of Agriculture, USDA) y es administrado a nivel estatal por la Junta de Educación del Estado de Illinois (Illinois Board of Education, ISBE) y el Departamento de Educación de Michigan (Michigan Department of Education, MDE).

Cómo Opera el CACFP

Usted, como proveedor de cuidado de niños con o sin licencia, inscribe a los niños para que participen en el CACFP al hacer que los padres de familia/tutores llenen un Formulario de Inscripción del Niño (Child Enrollment Form). Para que usted pueda recibir reembolso por las comidas/meriendas servidas a un niño, dicho formulario debe ser entregado a la ACD antes o junto con su Formulario de Reclamo (Claim) en el cual aparece el nombre del niño por primera vez.

Usted da comidas/meriendas que cumplan con los requisitos nutricionales del USDA. Además, en el Formulario de Reclamo usted mantiene los registros de las comidas/meriendas servidas y la asistencia de cada niño a las comidas y meriendas. Este es su menú al cual se le llama “Reclamo” (Claim) cuando se le recibo en la ACD para su reembolso. Cada mes usted debe entregar a la ACD el formulario rellenado ya sea por correo regular o electrónicamente. Nosotros revisamos su Reclamo y procedemos a solicitar su dinero de reembolso a ISBE o MDE respectivamente. Cada año fiscal, el cual cubre el período del primero de octubre al 30 de septiembre, su negocio de cuidado de niños es evaluado por lo menos tres veces en el sitio mismo por un Monitor de Campo de la ACD, quien: (1) monitorea el cumplimiento y entendimiento del CACFP, (2) le da entrenamiento sobre las necesidades nutricionales de los niños, y (3) le ayuda para cumplir con los requisitos del CACFP.

En cuanto los fondos provenientes de ISBE o MDE le estén disponibles a la ACD, se le enviará a usted un cheque de reembolso por las comidas/meriendas servidas que califiquen. El reembolso puede asimismo ser depositado en su cuenta bancaria si así lo desea.

Beneficios del CACFP

Participar en el CACFP es una herramienta de mercadotecnia que les atrae a los padres de familia/tutores. Los padres de familia/tutores pueden estar seguros que sus hijos reciben comidas/meriendas nutritivas durante el tiempo que están bajo su cuidado.

Usted recibe entrenamiento sobre nutrición. El objetivo principal del CACFP es tener un impacto positivo en la salud y bienestar de los niños. Por lo tanto, las publicaciones y materiales que distribuye la ACD entre los proveedores se enfoca en la nutrición.

Usted recibe reembolso por servir comidas/meriendas nutritivas. El reembolso monetario por el costo parcial de los alimentos que da a los niños bajo su cuidado pretende ayudar a compensar el costo de la comida.

Usted recibe la revista mensual conocida en todo el país. Potpourri está diseñada para cumplir con las necesidades de los Proveedores de Cuidado de Niños que participan en el CACFP. Contiene artículos sobre la nutrición en los niños, desarrollo de los niños, actividades educativas, recetas, actualizaciones para el consumidor, consejos útiles e ideas de los demás Proveedores, y muchas cosas más.

Usted recibe el calendario de escritorio y archivo de registro anual de la ACD. En el otoño de cada año, usted podrá ansiar la llegada del calendario de escritorio y archivo de registro anual de la ACD para el año siguiente. Los cuadros de registro le ayudarán a que su negocio de cuidado de niños esté bien organizado y funcione sin contratiempos.

Su Monitor de Campo va a evaluarla/o a usted periódicamente. Su Monitor de Campo lleva a cabo una evaluación de su guardería o centro de cuidado de niños por lo menos tres veces por año para asegurar que a cada niño se le sirvan comidas/meriendas nutritivas, monitorear el cumplimiento de los reglamentos del CACFP y proveer entrenamiento sobre nutrición. Estas visitas de evaluación le ofrecen una oportunidad para hacer preguntas y recibir ayuda personalizada para el planeamiento de su menú, documentar un Reclamo aceptable y aprender más sobre la nutrición y su importancia para los niños.

Usted recibe ideas sobre cómo economizar. Servir comidas/meriendas nutritivas y de alta calidad que cumplan con las limitaciones del presupuesto es todo un reto. Los folletos y los artículos de Potpourri son recursos que ofrece la ACD para ayudar a los Proveedores a sacar el mejor provecho de su dinero. Puede imprimir su propia copia de los folletos publicados por la ACD.

Usted tiene la opción de usar el sistema de la ACD que le ahorra tiempo al registrar sus comidas/meriendas en sus Formularios de Reclamo. Simplemente ponga el código de referencia de las comidas/meriendas del Menú Maestro que usted sirva.

Usted tiene la opción de someter sus Reclamos por vía electrónica. La ACD le ofrece un programa de computadora exclusivo para los Proveedores patrocinados por ésta. Los Reclamos en Línea eliminan los costos de estampillas y Reclamos en papel y reducen la pérdida de reembolsos. Usted tiene acceso a recibir ayuda gratuitamente por teléfono a través de nuestra División de Servicio al Cliente. A cualquiera de nuestros Especialistas en Servicio al Cliente le dará mucho gusto poder responder a sus preguntas sobre cómo rellenar los formularios, documentar un Formulario de Reclamo y muchos temas más. Para hablar con uno de ellos, llame a nuestras oficinas de Illinois al (800) 284-5273 o de Michigan al (800) 234-3287.

Parte de los Objetivos de la ACD Como Patrocinador del CACFP Son:

  • Proveer los materiales que ayuden a los Proveedores a dar a los niños una variedad de alimentos que los ayuden a desarrollar actitudes positivas sobre la nutrición y los hábitos alimentarios saludables en un ambiente que contribuya al desarrollo de los niños y sus necesidades sociales;
  • Dar entrenamiento a los Proveedores para que entiendan mejor el papel de la nutrición en el desarrollo total del niño, tanto físico y social como cognitivo;
  • Proveer reembolso monetario parcial por las comidas/meriendas servidas que califiquen para el CACFP para así poder aumentar las habilidades del Proveedor para cubrir las necesidades nutritivas de los niños; y
  • Monitorear que los Proveedores de Cuidado de Niños cumplan con los reglamentos del CACFP.

You Can Submit Claims Online!

Providers - Stop paying postage for mailing in your menus! Decrease your claim errors! Submit your menus at the click of a mouse by using the FREE online claiming program, WebKids, in partnership with Minute Menu Systems. You can record your meals, enroll children, pre-plan your menus, and manage your Provider calendar, and much more as an ACD Provider. Click below to sign up and begin claiming online today!

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