Illinois Centers FAQ

The Association for Child Development (ACD) has been a sponsor of the Child and Adult Care Food Program (CACFP) serving child care homes for over 40 years! We have now expanded our services to centers, working closely with child care professionals to accomplish ACD's mission of educating parents and caregivers about nutrition to promote children's development and establish healthy eating habits to last a lifetime. Your child development center can receive partial cash reimbursement while providing healthy meals and snacks for participating children through the CACFP.


Why participate on the CACFP with ACD?

Because you will receive:

  • Monthly financial support to help with the cost of meals/snacks, or even help pay for your cook or kitchen staff!

  • Oversight of many of the administrative responsibilities involved with the food program, such as tracking food service expenses and processing enrollments and menus.

  • Training and technical assistance on daily CACFP management.

  • Assurance that you are receiving the highest pay!

Do you qualify?

All licensed public or private nonprofit child care centers may participate in the CACFP. For-profit centers serving 25 percent or more low-income children are also eligible. Head Start programs are automatically eligible to receive the highest reimbursement for all the children they serve. If you qualify to participate in the program you will receive partial cash reimbursement for all of the children in your care regardless of their family's income.


How to get started?

Contact ACD at centers@acdkids.org if you are interested in this great opportunity! Once you have contacted ACD, an ACD Field Monitor will come to your center and conduct a pre-approval visit to make sure that you qualify and are capable of complying with CACFP rules and regulations.


What documentation do I need to provide at my pre-approval visit?

Documents required to have at hand before pre-approval visit from ACD:

  • Copy of State Child Care license
  • Copy of Certificate in Food Service Sanitation of a food service employee
  • Copy of last Health Inspection
  • Proof of eligibility -
    • If non-profit institution: Please submit a copy of IRS 501 (c)(3) Tax-exempt Letter

    • If private for-profit institution:
      • Please submit copies of all of the facility's CACFP Annual Enrollment Forms (ISBE 67-98)
      • Please submit copies of one of the following to show the documentation used to calculate the percentage of eligible children.
        1. Subsidized billing sheets for children enrolled at the facility in the form of an Illinois Department of Human Services Child Care Certificate Report, OR;
        2. Subsidized billing sheets for children enrolled at the facility in the form of a Department of Children and Family Services Monthly Enrollment Report, OR;
        3. Household Eligibility Applications for Child Care Centers (ISBE 69-88) forms for children enrolled at the facility who are eligible for free or reduced-price meals.


    • If using a catering service:
      1. Submit a copy of a completed Small Purchase Agreement for Procurement of Vended Meals (ISBE 67-89) if the annual vended meal purchases for the sponsoring institution are less than $100,000. The agreement is available on our website at http://www.isbe.net/nutrition/htmls/forms_cacfp_vendors.htm.
      2. Submit a copy of the Certification Regarding Debarment (ISBE 85-34) form, signed by the vendor.
      3. Submit a copy of the vendor's most current (within the last 12 months) health inspection report.


How long does it take to get approved to participate?

Approval date is determined after center submits required pre-approval and eligibility documents, and proves CACFP food service requirements do not exceed the capability of the child care facility's staff.


What do I need in order to submit my first claim to ACD?

Eligibility/Enrollment Documentation

  • Master List of Eligible Children by site
  • Daily attendance for each site
  • Household Eligibility Applications*
  • CACFP Annual Enrollment Forms*

Meal Counts

  • Daily Meal Participation Records for all meals claimed

Menus and Meal Service

  • Menus served for all age groups for the entire month for all meals claimed
  • Medical exception statements*
  • Infant Formula/Food Waiver Notification Form*

Expenditures

  • Itemized receipts for food, milk, and other allowable expenses
  • Documentation for vended meals (if applicable)
  • Personnel Activity Report for both administrative and food service staff

*As new children are enrolled you will obtain new applications, enrollment forms, medical exception statements (as necessary) and infant waivers (as necessary). These are filed with your annual documents.


How long before I receive my CACFP reimbursement?

After reviewing your Claims each month, ACD applies to ISBE (Illinois State Board of Education) for your reimbursement money. As soon as the funds become available to ACD, your reimbursement is mailed to your child care business in the form of a check, or directly deposited into your savings or checking account if requested.

Claims are processed one month behind. For example, if you submit your May claim by June 5, reimbursement for CACFP qualifying meals will be mailed to you or deposited in your bank account using direct deposit once the funds are received from ISBE. This is subject to change based upon ISBE/USDA regulations.


What are the reimbursement rates?

The United States Department of Agriculture (USDA) sets the reimbursement rates and may adjust them by a small amount annually, on July 1, according to changes in the cost-of-living. To date, the current reimbursement rates (July 1, 2016 - June 30, 2017) are:

Meal Paid Reduced Price Free
Breakfast $0.29 $1.41 $1.71
Lunch/Supper $0.30 $2.76 $3.16
Snack $0.07 $0.43 $0.86


How will I manage recordkeeping for CACFP participation?

ACD offers online claiming software exclusively to the centers it sponsors, called, "Minute Menu CX". This is a free of charge premier CACFP management software for ACD sponsored centers that will help you track enrollments, record daily meal attendance, and plan menus.


How often will I be reviewed by ACD?

You are periodically reviewed by your Field Monitor. Your Field Monitor conducts a review of your child care center a minimum of three times a year to ensure that each child is being served nutritious meals/snacks, to monitor CACFP compliance, and to provide nutrition training. These reviews provide an opportunity to ask questions and receive one-on-one assistance with menu planning, documenting an acceptable Claim, and learning more about nutrition and its importance to children.



Preguntas frecuentes sobre Centros en Illinois

La Asociación para el Desarrollo de los Niños (Association for Child Development, ACD) ha sido uno de los patrocinadores del Programa de Alimentos para Niños y Adultos (Child and Adult Care Food Program, CACFP) y ¡ha venido sirviendo a hogares de cuidado de niños por más de 30 años! Ahora estamos expandiendo nuestros servicios a los centros de cuidado de niños, trabajando muy de cerca con profesionales de cuidado de niños para lograr cumplir la declaración de principios de ACD que es educar a padres y proveedores de cuidado y establecer hábitos alimenticios saludables de por vida. El centro de cuidado de niños de usted puede recibir reembolso parcial en dinero en efectivo mientras provee comidas y meriendas saludables a los niños que participan en CACFP.


¿Por qué participar en el CACFP con ACD?

Porque usted va a recibir:

  • Apoyo financiero mensual para ayudarle con el costo de las comidas/meriendas, o ¡incluso ayudarle a pagar al personal que trabaja en la cocina y cocineros!

  • Supervisión de muchas de las responsabilidades administrativas involucradas en el programa de comida, como son el seguimiento de los gastos de servicio de comida y el procesamiento de los formularios de inscripción y de reclamo.

  • Entrenamiento y ayuda técnica en la administración diaria del CACFP.

  • ¡Seguridad de que usted está recibiendo el pago más alto!

¿Usted califica para el CACFP?

Todos los centros de cuidado de niños públicos o privados que tengan licencia pueden participar en CACFP. Los centros con fines de lucro que sirvan a más del 25% de los niños bajo cuidado que pertenezcan a familias de bajos recursos también son elegibles para participar. Los programas de Ventaja Inicial son elegibles automáticamente para que reciban el reembolso más alto para todos los niños a quienes sirven. Si usted califica para participar en el programa, usted recibirá reembolso parcial en dinero por todos y cada uno de los niños bajo su cuidado sin importar cuál es el ingreso familiar.


¿Dónde comenzar?

Póngase en contacto con ACD en centers@acdkids.org si usted tiene interés en esta gran oportunidad. Una vez que se haya puesto en contacto con ACD, un monitor de campo de ACD irá al centro de cuidado de niños de usted y llevará a cabo una visita de aprobación previa para asegurarse que usted califique y sea capaz de cumplir con las reglas y los lineamientos del CACFP.


¿Qué documentos necesito entregar durante mi visita de aprobación previa?

Los documentos que debe tener a la mano antes de la visita de aprobación previa de ACD son:

  • Copia de su licencia para cuidado de niños emitida por el Estado
  • Copia de su Certificado en Salubridad para el Servicio Alimenticio de un empleado de servicio de comida (Solo para Illinois)
  • Copia de la Inspección Sanitaria más reciente (Solo para Illinois)
  • Prueba de Elegibilidad -
    • Si se trata de una institución sin fines de lucro: Por favor, entregue copia de su Carta de Exención de Impuestos del IRS 501 (c)(3)

    • Si se trata de una institución con fines de lucro:
      • Por favor entregue copia de todos los Formularios de Inscripción Anual de la institución (ISBE 67-98)
      • Por favor, entregue copias de uno de los siguientes para mostrar los documentos que se usaron para calcular el porcentaje de niños elegibles.
        • Hojas de facturación de subsidio de los niños inscritos en la institución en forma de un Informe de Certificado de Cuidado de Niños del Departamento de Servicios Humanos de Illinois; o,
        • Hojas de facturación de subsidio de los niños inscritos en la institución en forma de Informe de Inscripción Mensual del Departamento de Servicios para Familias y Niños; o,
        • Formularios de la Solicitud de Elegibilidad de Hogar por Ingresos para Centros de Cuidado de Niños (ISBE 69-88) para los niños inscritos en la institución que sean elegibles para las comidas gratuitas o reducidas de precio.

    • Si usted va a usar un Servicio de Catering:
      • Entregue copia de un Acuerdo de Compra Pequeña por Adquisición de Comidas Vendidas (ISBE 67-89) si las compras anuales de comidas
      • Entregue copia del formulario de la certificación en cuanto a inhabilitación, firmado por el vendedor.
      • Entregue copia del informe más reciente de inspección sanitaria del vendedor (ISBE 85-34), (en los últimos 12 meses).


¿Cuánto tiempo lleva antes de recibir la aprobación?

La fecha de aprobación se determinará después de que el centro entregue los documentos requeridos de pre-aprobación y elegibilidad y compruebe que los requisitos del servicio de comida no excedan la capacidad del personal de las instalaciones del centro de cuidado de niños.


¿Qué necesito entregar para someter mi primer reclamo a ACD?

Documentación de Elegibilidad/Inscripción

  • Lista maestra de niños elegibles por sitio
  • Asistencia diaria para cada sitio
  • Solicitudes de Elegibilidad de Hogar*
  • Formularios de Inscripción al CACFP Anuales*

Conteo de comidas

  • Registros de participación diaria en las comidas para todas las comidas reclamadas

Menús y Servicio de Comidas

  • Los menús servidos para todos los grupos por edades para todo el mes para todas las comidas reclamadas
  • Declaraciones médicas de solicitud para una excepción*
  • Fórmula de infante/Formulario de aviso de una dispensa alimenticia*

Gastos

  • Recibos desglosados de compra de alimentos, leche y demás gastos permitidos
  • Documentación para comidas vendidas (de ser el caso)
  • Reporte de Actividad de Personal tanto para el personal administrativo como el personal de servicio de comida

*Cuando suceda que haya nuevos niños inscritos, usted va a recibir nuevas solicitudes, formularios de inscripción, formularios de solicitud de excepción médica de alimentos (según sea necesario) y formularios de aviso de una dispensa alimenticia para infante (según sea necesarios). Estos documentos deben guardarse archivados con sus documentos anuales.


¿Cuánto tiempo se necesita para que yo reciba mi reembolso de CACFP?

Después de haber revisado los formularios de reclamo cada mes, ACD solicita al Departamento de Educación de Michigan (Michigan Department of Education, MDE) el dinero de su reembolso. En cuanto los fondos le están disponibles a ACD, su reembolso se le envía a usted a su negocio de cuidado de niños en cheque o se le deposita directamente en su cuenta de ahorros o de cheques si usted así lo solicita.

Los reclamos se procesan al siguiente mes. Por ejemplo, si usted entrega su reclamo de abril antes del día cinco de mayo, el reembolso de las comidas de CACFP que califiquen se le enviará por correo regular a su hogar o se le van a depositar en su cuenta de banco usando el depósito directo una vez que ACD reciba los fondos de ISBE. Esto está sujeto a cambios basado en los reglamentos de ISBE/USDA.


¿Cuáles son las tarifas de reembolso?

El Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (United States Department of Agriculture, USDA) establece las tarifas de reembolso y puede ajustarlas en pequeñas cantidades anualmente, el primero de julio, de acuerdo con los cambios en el costo de vida. A la fecha, las tarifas actuales de reembolso (primero de julio 2016 – 30 de junio de 2017) son:

Comida Pagada De precio reducido Gratuita
Desayuno $0.29 $1.41 $1.71
Almuerzo/Cena $0.30 $2.76 $3.16
Merienda $0.07 $0.43 $0.86


¿Cómo voy a administrar llevar mis registros de participación en CACFP?

ACD ofrece el software para hacer el reclamo online exclusivamente a los centros que patrocina, de nombre, "Minute Menu CX". Este programa software es un software para administrarse para todo centro de cuidado de niños patrocinado por ACD, el cual le ayudará a usted a rastrear el número de sus inscripciones, llevar el registro diario de la asistencia de los niños a las comidas y a planear sus menús.


¿Con qué frecuencia va ACD a venir a monitorear mi centro?

El monitor de campo asignado a su centro va a ir a monitorear el centro de cuidado de niños de usted periódicamente. Su monitor de campo va a llevar a cabo una revisión de su centro de cuidado de niños por lo menos tres veces al año para asegurar que se le esté sirviendo comidas y meriendas nutritivas a cada uno de los niños, para monitorear el cumplimiento de los reglamentos de CACFP y para proveer entrenamiento sobre nutrición. Estas revisiones de su centro de cuidado de niños le dan la oportunidad a usted de poder hacer preguntas y recibir ayuda personalizada con la planeación de su menú, la documentación de un formulario de reclamo aceptable y un mayor aprendizaje sobre la nutrición y su importancia para los niños.